Dlaczego RODO dotyczy również Kół Gospodyń Wiejskich?

RODO, czyli Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, to akt prawny, który chroni dane osobowe osób fizycznych w całej Unii Europejskiej. Obowiązuje od 25 maja 2018 r. i dotyczy wszystkich podmiotów przetwarzających dane osobowe, w tym także organizacji społecznych – takich jak również Koła Gospodyń Wiejskich.

Podlegamy przepisom RODO i mamy obowiązek chronić dane osobowe zgodnie z jego zasadami, m.in. jeśli nasze KGW:

• zbiera dane uczestników warsztatów, wydarzeń czy konkursów,
• publikuje relacje z wydarzeń z wizerunkami osób,
• prowadzi listę członkiń,
• kontaktuje się z uczestnikami wydarzeń drogą mailową lub telefoniczną.

Gdzie w działalności KGW stosowanie RODO jest obowiązkowe?

1. Zapisy na warsztaty, wydarzenia, konkursy
   Zbierając dane takie jak imię, nazwisko, telefon czy e-mail, musicie poinformować uczestników:
   • kto jest administratorem danych (czyli Wasze KGW),
   • w jakim celu i na jakiej podstawie prawnej przetwarzacie dane,
   • jak długo dane będą przechowywane,
   • jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.
2. Publikacja zdjęć i relacji z wydarzeń
   Jeśli na zdjęciach widoczne są osoby, które można rozpoznać, konieczna jest zgoda na publikację wizerunku.Nie wystarczy „domyślna” akceptacja – warto (przy realizacji poważnych projektów warto zwrócić na to szczególną uwagę) uzyskać pisemną lub mailową zgodę, najlepiej podczas zapisów.
3. Listy członkiń, kontakty, dokumentacja księgowa
   Dane członkiń KGW, dane kontrahentów i uczestników wydarzeń podlegają ochronie. Należy je przechowywać w sposób bezpieczny, np. nie udostępniać osobom postronnym, nie trzymać na ogólnodostępnych kartkach w świetlicy.
4. Kontakt z lokalną społecznością (np. przez formularze, ankiety)
   W każdej takiej sytuacji należy dodać klauzulę informacyjną o przetwarzaniu danych.

Relacje fotograficzne i wideo z wydarzeń a RODO

Czy publikując zdjęcia z warsztatów musimy mieć zgody na wizerunek?

Tak – w większości przypadków taką zgodę trzeba mieć.

Wizerunek osoby fizycznej, jeżeli pozwala ją zidentyfikować bez nadmiernego wysiłku, stanowi daną osobową w rozumieniu RODO. Dotyczy to zarówno zdjęć, jak i nagrań wideo, na których osoba jest:

• widoczna z twarzy,
• łatwa do rozpoznania (np. po ubraniu, fryzurze, miejscu),
• opisana w podpisie (np. „Pani Anna Nowak podczas warsztatów w Rzepinie”).

Jeśli więc publikujesz relację na stronie KGW, Facebooku, plakacie z wydarzenia – musisz brać pod uwagę przepisy RODO.

Zgoda jest wymagana, gdy:

• publikujemy zdjęcie/nagranie osoby rozpoznawalnej, niebędącej osobą publiczną,
• relacja ma charakter promocyjny lub komercyjny (np. na stronie KGW, plakacie, ulotce),
• wykorzystujemy wizerunek osoby do celów wykraczających poza prywatne wspomnienia (czyli praktycznie zawsze, jeśli publikujemy w internecie).

Zgoda nie jest wymagana, gdy:

• zdjęcie przedstawia tłum (np. na festynie – pod warunkiem, że nie wyróżnia jednej osoby),
• osoba została sfotografowana przy wykonywaniu funkcji publicznej (np. wójt, prezes zarządu, prowadząca warsztaty),
• wydarzenie ma charakter publiczny, a fotografia nie skupia się na konkretnej osobie (zdjęcie ogólne, z daleka).

Jak to rozwiązać?

• Przy zapisach na wydarzenie warto dodać krótką klauzulę:
  „Wyrażam zgodę na wykorzystanie mojego wizerunku przez KGW … w celach informacyjnych i promocyjnych związanych z działalnością Koła.”
• Dla dzieci – zgody muszą podpisać rodzice lub opiekunowie.
• Dodatkowo warto umieścić informację przy wejściu na wydarzenie:
  „W czasie wydarzenia mogą być wykonywane zdjęcia w celach promocyjnych KGW. Uczestnictwo oznacza akceptację.”

Jakie są możliwe sankcje za naruszenie RODO?

• Upomnienie – od Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO),
• Kary pieniężne – choć rzadko nakładane na małe organizacje, są możliwe,
• Odpowiedzialność cywilna – osoba, której dane zostały naruszone, może domagać się odszkodowania. Zwrócić tu też można uwagę na tzw. „życzliwych”

Gdzie warto o RODO szczególnie pamiętać?

• Przy tworzeniu formularzy zapisów, nawet papierowych
• Gdy udostępniacie zdjęcia lub nagrania z wydarzeń
• Gdy przechowujecie dane uczestników w komputerze, na telefonie lub w zeszycie

Jak sobie z tym poradzić?

Nie trzeba być prawnikiem – wystarczy:

• Stworzyć klauzulę informacyjną przy zapisie,
• Posiadać zgody na wizerunek,
• Zachowywać bezpieczeństwo danych – nie zostawiać otwartych formularzy czy danych w miejscach publicznych,
• Informować uczestników o ich prawach.

Gotowe wzory zapisów związanych z RODO do wykorzystania przez Koła Gospodyń Wiejskich podczas warsztatów, wydarzeń, zapisów itp.

Klauzula informacyjna przy zapisach na wydarzenie

Administrator danych: Koło Gospodyń Wiejskich (nazwa i adres) ………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Cel przetwarzania danych: Organizacja wydarzenia (nazwa wydarzenia)

…………………………………………………………………………………………………………………………………………..Sposób przetwarzania

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a, c i f RODO (zgoda osoby, obowiązek prawny, uzasadniony interes)

Zakres danych: Imię, nazwisko, adres e-mail, telefon, wizerunek (jeśli wyrażona zgoda)

Odbiorcy danych: Dane nie będą przekazywane osobom trzecim, poza przypadkami przewidzianymi przepisami prawa.

Czas przechowywania: Dane będą przechowywane przez czas trwania wydarzenia oraz okres niezbędny do rozliczenia projektu (maksymalnie 5 lat).

Twoje prawa: Masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, usunięcia, sprzeciwu oraz wniesienia skargi do Prezesa UODO.

Kontakt do administratora: [adres e-mail KGW]

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

Formularz zgody na udział i przetwarzanie danych

Imię i nazwisko uczestnika: …………………………………………….

Nr telefonu (opcjonalnie): …………………………………………….

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Koło Gospodyń Wiejskich [nazwa KGW] w celu organizacji wydarzenia [nazwa wydarzenia] …………………………………………………………………………………………………………………………………………….. kontaktu oraz rozliczenia projektu, zgodnie z RODO.

Data: ………………..
Podpis: …………………………………………….

Zgoda na wykorzystanie wizerunku

Wyrażam zgodę na nieodpłatne utrwalanie i publikację mojego wizerunku w formie zdjęć i nagrań wykonanych podczas wydarzenia [nazwa wydarzenia], organizowanego przez Koło Gospodyń Wiejskich [nazwa KGW i adres]

……………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Zgoda obejmuje publikację w materiałach promocyjnych, mediach społecznościowych oraz na stronie internetowej KGW/PZKGW.

Zgoda może być wycofana w dowolnym momencie.

Imię i nazwisko: ………………………………………….
Data: …………………..
Podpis: ………………………………………….

*W przypadku dzieci:

Wyrażam zgodę jako rodzic/opiekun prawny na publikację wizerunku mojego dziecka:

Imię i nazwisko dziecka: ………………………………………….
Podpis rodzica/opiekuna: ………………………………………….

Dbamy o bezpieczeństwo danych naszych subskrybentów. Podając adres e-mail, wyrażasz zgodę na przetwarzanie go zgodnie z naszą polityką prywatności. W każdej chwili możesz zrezygnować z otrzymywania wiadomości.